Điện nước

Quy Trình Quản Lý Công Nợ Hiệu Quả Nhất

Dù trong một doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì việc quản lý công nợ là rất quan trọng, những doanh nghiệp có lượng khách hàng lớn, vừa và nhỏ thì đôi khi hợp tác lâu dài là điều tất nhiên. Nợ tất nhiên sẽ có trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp, chủ cửa hàng chưa thực sự nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý công nợ. Điều đó khiến nhiều doanh nghiệp dần chịu áp lực về dòng tiền và tất nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần có những biện pháp hữu hiệu để quản lý công nợ một cách chính xác. Trong bài viết dưới đây, CÔNG TY VẠN TÚ đơn vị phân phối cung cấp điện và nước vẫn áp dụng quy trình công nợ như đã chia sẻ với các bạn dưới đây trong bài viết những bí quyết giúp quản lý công nợ trong doanh nghiệp hiệu quả. Nhờ đó, công ty có thể nhanh chóng thu hồi được các khoản nợ của khách hàng. Nó cũng làm giảm thời gian và tiền bạc.

Bạn Đang Xem: Quy Trình Quản Lý Công Nợ Hiệu Quả Nhất

Làm thế nào để quản lý thu chi công nợ một cách hiệu quả và chính xác?

Bạn nên biết quản lý nợ là gì?

Là quá trình ghi chép và theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ, hàng hóa hoặc các khoản phải trả cho nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hoặc cá nhân khác. để kiểm soát tốt hơn tình hình tài chính của họ.

Phân loại nợ

Doanh nghiệp cần hiểu rõ về các loại nợ để dễ dàng theo dõi và quản lý

Doanh nghiệp cần lưu ý các loại nợ sau

  • Phải thu khách hàng: Phải thu khách hàng là khoản doanh nghiệp đã bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
  • Xem Thêm : Tư Vấn Chọn Dung Tích Bồn Chứa Nước inox Đại Thành

  • Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Là các khoản liên quan đến vật tư, thiết bị, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ, … phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua. từ người bán nhưng chưa được thanh toán.

Phải thu và phải trả khác

  • Các khoản phải thu khác: thu nội bộ, tạm ứng, ký quỹ, ký cược như: tài sản thiếu giá trị không rõ nguyên nhân, phải thu bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra. hư hỏng… đã được xử lý để bồi thường.
  • Xem Thêm : Tư Vấn Chọn Dung Tích Bồn Chứa Nước inox Đại Thành

  • Các khoản phải trả khác: phải trả người lao động, phải trả Nhà nước, cho vay, ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân … tạm ứng: Một khoản tiền, vật tư được giao tạm ứng người nhận cho việc thực hiện một công việc đã được phê duyệt.
  • Xem Thêm : Tư Vấn Chọn Dung Tích Bồn Chứa Nước inox Đại Thành

Cách quản lý nợ hiệu quả

1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Thiết lập quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Đặc biệt, quy trình cần đảm bảo: quy định rõ trách nhiệm của các cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở,… Kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình hạch toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán. …

Để theo dõi công nợ của khách hàng và cập nhật những phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có một file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất / nhập, phiếu chi, sao kê ngân hàng, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, tỷ giá hối đoái… Kế toán công nợ sẽ cập nhật vào hồ sơ theo dõi. các khoản nợ phải trả, được theo dõi liên tục và thường xuyên.

2. Xem xét các khoản phải thu theo định kỳ, thường xuyên

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát kỳ hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ tiêu như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, phát hiện sớm các khoản nợ có vấn đề, để có hướng xử lý kịp thời, tránh tình trạng nợ quá hạn.

Xem Thêm : Cần Thanh Lý Cửa Hàng Điện Nước

Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động lập hồ sơ công nợ của từng khách hàng để báo cáo cấp trên. Các loại báo cáo cần lập là: Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình công nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình công nợ thừa. Hạn mức nợ…

3. Gửi hóa đơn chứng từ cho khách hàng nhanh chóng

Việc gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng để ý đến điều này. Kế toán phải trả người bán phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn bán hàng để đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng hạn. Tránh sai sót, mất mát, chậm trễ.

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ cần chủ động gọi điện, hoặc thông báo qua fax, email (bản scan) cho người chịu trách nhiệm về hóa đơn đã gửi để xác nhận hóa đơn đã được gửi về phòng kế toán. thanh toán của khách hàng. Làm như vậy để tránh thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.

Mách nhỏ cho các doanh nghiệp, khi gửi hóa đơn cho khách hàng cần kèm theo những lời nhắc nhở hoặc mệnh lệnh khẩn cấp để khách hàng thấy được tầm quan trọng của việc thanh toán đúng hạn. Ví dụ: thay vì nói “Bạn có thể thanh toán trong vòng 30 ngày”, hãy nói “hạn chót để bạn thanh toán là ngày 30 tháng 10”.

4. Gọi điện nhắc nợ

Kế toán cần nhắc nhở về thời hạn cũng như công nợ mà khách hàng phải trả trước 5-10 ngày qua email hoặc điện thoại. Và cần có kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng một cách nhẹ nhàng, thoải mái. Lưu ý tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không đúng cách dễ gây căng thẳng, khó chịu cho khách hàng.

Hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ sớm, nhưng cũng không gọi điện cho khách hàng khi hết giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi thì họ sẽ trả lời là có, hoặc có thể sẽ trút hết bực bội vào bạn. Kinh nghiệm cho thấy, việc gọi điện thoại nhắc nhở khách hàng có hiệu quả: buổi sáng từ 10h đến 11h; 2:00 chiều đến 4:00 chiều

5. Duy trì nhật ký bộ sưu tập

Đối với mỗi tài khoản quá hạn, bộ phận kế toán phải ghi nhật ký khi cuộc gọi hoặc email được gửi đi, cùng với hồ sơ phản hồi của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình đòi nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng khiếu nại về hàng hóa, khách hàng hứa trả đúng ngày… cần được ghi nhận và báo cáo bộ phận liên quan để kịp thời xử lý. .

6. Kế toán công nợ cần có kỹ năng nghiệp vụ tốt

Đối với kế toán công nợ cần phải có những kỹ năng tốt như luôn ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ và chính xác. Phản ánh kịp thời, rõ ràng đến từng khách hàng, các khoản phải thu, phải trả. Thường xuyên theo dõi và có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi cần thiết, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ quá lâu. Cuối tháng nên kiểm tra đối chiếu công nợ phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.

Đồng thời, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, quy định phải thanh toán đúng hạn, quy định rõ mức phạt phải chịu nếu chậm thanh toán. Lưu trữ dưới dạng tài liệu tất cả các giao dịch, liên hệ với khách hàng như email, thư từ, cuộc gọi,… để phòng khi đòi nợ, phòng trường hợp cần sử dụng cho các vụ kiện tụng sau này.

7. Duy trì các mối quan hệ tốt đẹp

Mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và mối liên kết với các bộ phận khác trong doanh nghiệp (chẳng hạn như bán hàng). Ngoài việc đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn và đúng hạn, bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo điều kiện chiết khấu hoặc nhắc nhở thêm một số thông tin chi tiết về sản phẩm và các giấy tờ liên quan. … Để tạo mối quan hệ thân thiện, tin cậy.

Trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và doanh nghiệp là cần thiết. Bởi vì bất kỳ đơn đặt hàng nào được bán từ bộ phận kinh doanh sẽ được ghi nhận ngay vào doanh thu. Các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh mất mát hoặc bỏ sót các khoản phải thu của khách hàng.

8. Sử dụng Phần mềm bán hàng có chức năng Quản lý công nợ

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa tìm được giải pháp quản lý công nợ hợp lý, hãy tham khảo Phần mềm quản lý bán hàng CÔNG TY VẠN TÚ được sử dụng sẽ giúp cho việc quản lý nợ dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý công nợ một cách khoa học và hiệu quả.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT VẠN TÚ

VP: 341/22/3 Nguyễn Văn Khối, P.8, Gò Vấp, TP.HCM

MST: 0315828982

Email: diennuocvantu@gmail.com

Trang web: https://diennuocvantu.com

Bán hàng trên zalo: 0789 767 276

Hotline: 032 887 3595 Mr Tú

Nguồn: https://suavat247.com
Danh mục: Điện nước

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button